Admin văn phòng là gì? Làm những công việc gì?

Tại các doanh nghiệp vừa hoặc lớn hiện nay có một bộ phận chịu trách nhiệm quá trình vận hành của công ty được diễn ra một cách trơn tru nhất. Đây chính là vị trí Admin văn phòng. Tuy nhiên, bạn đã thực sự hiểu rõ về Admin văn phòng là gì, làm những công việc chính nào hay chưa? Hãy cùng Bất Động Sản SAVISTA tìm hiểu từ A đến Z ngay trong bài viết dưới đây!

Admin văn phòng là gì?

Trong một doanh nghiệp, vị trí Admin văn phòng (Admin Officer) được xem là bộ phận có nhiệm vụ và vai trò quan trọng. Điển hình có thể kể đến vai trò điều phối toàn bộ các hoạt động hành chính của một doanh nghiệp. Đảm bảo quá trình hoạt động, vận hành trơn tru nhất có thể. Cụ thể như sau:

Admin văn phòng hay còn được gọi là Admin Officer. Đây là vị trí chịu trách nhiệm lên kế hoạch, phân chia việc làm cho từng nhân viên cấp dưới. Bên cạnh đó, Admin Officer còn giải quyết và xử lý một số vấn đề nội bộ chung của công ty như đưa đón, tiếp đối tác, lễ tân, sắp xếp phòng họp, sắp xếp việc cho các bộ phận khác, mua sắm văn phòng phẩm cho doanh nghiệp,....

Việc vận hành doanh nghiệp có diễn ra trôi chảy hay không một phần cũng nhờ vào vị trí Admin văn phòng. 

Công việc của admin văn phòng 

Dưới đây là một số nhiệm vụ chính của Admin văn phòng được tổng hợp bởi SAVISTA: 

• Gián tiếp hoặc trực tiếp lên kế hoạch thực hiện những sự kiện quan trọng của doanh nghiệp. 

• Admin quản lý dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp. 

• Những hồ sơ cá nhân của nhân viên bằng văn bản và dữ liệu trên máy tính được lưu trữ bởi Admin. 

• Quan sát, xem xét và lên kế hoạch đặt mua văn phòng phẩm cho các phòng ban tại doanh nghiệp. 

• Các báo cáo, quản lý chi tiêu hàng tháng của doanh nghiệp được thực hiện bởi Admin sau đó được gửi lên quản lý. 

• Lưu trữ và in, chuẩn bị đầy đủ khâu setup khi có sự kiện hoặc các cuộc họp quan trọng của công ty. Hoặc công ty với đối tác, khách hàng. 

• Trực tiếp tiếp nhận và phân loại các loại thư khi được gửi đến công ty. 

• Nghe và chuyển hướng cuộc gọi từ khách hàng, đối tác đến các phòng ban khác. 

• Các hoạt động team building, du lịch đều được tổ chức bởi Admin văn phòng. 

• Chấm công, cập nhật, theo dõi tình hình nhân sự của doanh nghiệp. 

• Luôn luôn theo dõi và cập nhật tình hình chính sách, đảm bảo mọi nhân viên của doanh nghiệp đều tuân thủ quy định của công ty. 

Quyền hạn của Admin văn phòng

Một Admin văn phòng gần như có tất cả những quyền hạn cao nhất trong một tổ chức doanh nghiệp. Vì vị trí này, như đã đề cập ở trên phải chịu trách nhiệm cho quá trình vận hành của doanh nghiệp từ các khâu nhỏ đến lớn nhất. Tuy nhiên, quyền hạn luôn đi đôi với trách nhiệm. Vì vậy, để làm được vị trí này, bạn cần có một số kỹ năng thiết yếu như sau. 

Các kỹ năng admin văn phòng cần thiết có 

Dựa vào những thông tin được liệt kê về những công việc mà một Admin văn phòng phải thực hiện. Ta cũng có thể hiểu được một phần rằng công việc của vị trí này là trải dài trên nhiều phương diện khác nhau. Bên cạnh đó, họ còn phải tiếp xúc trực tiếp với nhiều đối tượng khách hàng, phòng ban, nhân viên khác nhau. Và gần như đây là một mắt xích kết nối mọi người trong công ty với nhau để công ty vận hành một cách tốt nhất có thể. 

Admin văn phòng được cho là vị trí làm việc cần có sự liên kết. Chính vì vậy mà việc hỗ trợ những kỹ năng cũng như kiến thức thiếu yếu để đảm bảo cho nhu cầu công việc được tốt hơn là điều không thể thiếu. Dưới đây là một số kỹ năng điển hình cần thiết: 

• Kỹ năng xử lý tình huống nhanh chóng. 

• Bảo mật thông tin một cách an toàn và tốt nhất. 

• Có khả năng quản lý thời gian, bên cạnh đó cần có một số kiến thức về quản lý nói chung. 

• Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những điều cần thiết. 

• Kỹ năng hợp tác. 

• Có kỹ năng tin học văn phòng, ngoại ngữ. 

Bài viết phía trên đã phần nào giải đáp về vị trí Admin văn phòng là gì? Bất Động Sản SAVISTA hy vọng sẽ luôn mang đến cho các Quý khách hàng những thông tin hữu ích nhất. 

SAVISTA là đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê với cơ sở quy mô và diện tích đa dạng, được xem là giải pháp tối ưu cho các công ty và doanh nghiệp đang tìm kiếm mặt bằng đặt văn phòng làm việc, với cơ sở vật chất tiện nghi hiện đại, nhiều dịch vụ ưu đãi và địa điểm đa dạng tại TPHCM. 

Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ cho thuê văn phòng quận 3, cho thuê văn phòng quận 5, Tân Bình, Bình Thạnh, … Đừng quên liên hệ với Phòng Kinh doanh Bất động sản Savista để được giải đáp thắc mắc và tư vấn nhé. Thông tin liên hệ: 

• Địa chỉ: Tòa nhà Lutaco, Tầng 10, 173A Nguyễn Văn Trỗi, P.11, Quận Phú Nhuận, TP. HCM.

• Hotline: 0949 525 357

• Email: saleadmin@savista.com.vn

• Website: https://propertyleasing.com.vn/