Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng từ nơi này sang nơi khác

Di chuyển văn phòng từ địa điểm cũ sang địa điểm mới có lẽ gây ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp. Bạn không biết cần phải làm những gì, chuẩn bị như thế nào để không bị phát sinh những việc cũng như chi phí ngoài kế hoạch. Để hiểu hơn về các công việc cần làm khi chuyển văn phòng, hãy cùng propertyleasing tìm hiểu từ A đến Z ngay trong bài viết dưới đây! 

Những công việc cần làm khi chuyển văn phòng

Dưới đây là những công việc cần làm khi chuyển văn phòng mà quý doanh nghiệp cần biết để có thể chuẩn bị một cách chu đáo nhất:

Kế hoạch chuyển văn phòng 

Nếu doanh nghiệp đã xác định được địa điểm văn phòng sắp thuê trong tương lai. Thì để đảm bảo chuyển đồ đạc, mọi thứ sao cho thuận lợi và đúng thời gian để công ty đi vào hoạt động bạn cần chuẩn bị kỹ càng kế hoạch. Khi chuẩn bị kế hoạch như vậy, sẽ phần nào giúp bạn kiểm soát, biết được tổng thể công việc cần phải làm, những việc nào có thể làm trước, việc nào cần làm sau. Để suốt quá trình vận chuyển trở nên xuyên suốt và nhanh chóng nhất. 

Ngoài ra, bạn cũng cần có sự phân chia công việc một cách hợp lý. Những nhân viên không tham gia vào kế hoạch dọn đồ có thể chủ động thực hiện các công việc khác. Một số công việc thực hiện tại văn phòng như lắp đặt mạng Internet, thay đổi địa chỉ sổ đăng ký kinh doanh doanh nghiệp, mua sắm, thay thế nội thất bên trong. Ngoài ra, để phù hợp với không gian cũng như phong cách của doanh nghiệp có thể trang trí, thiết kế lại nội thất và không gian bên trong. 

Chuẩn bị và sắp xếp vật dụng cần chuyển 

Để di chuyển văn phòng, thường các doanh nghiệp sẽ sử dụng hộp hoặc thùng Carton để đỡ tốn diện tích và thời gian, song song với đó là đồ đạc được chất gọn sang một bên. Ngoài ra, còn tiện cho việc di chuyển từ nơi này, sang nơi khác. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số lượng lớn thùng Carton đủ cho từng nhân viên và các phòng ban để thuận tiện cho việc chuyển dọn. 

Ngoài ra, để đảm bảo không bị nhầm lẫn nhiều trong quá trình sắp xếp đồ, từng cá nhân nhân viên phải tự sắp xếp đồ của mình khi chuyển phòng. 

Đồng thời, doanh nghiệp cần chuẩn bị thâm mút xốp, giấy báo, băng keo để tiện cho việc đóng thùng một cách dễ dàng. Công việc này bạn có thể giao cho phòng lễ tân, nhân sự, những nhân viên trong phòng sẽ chủ động hơn và sau đó phát lại cho các nhân viên số lượng cần thiết.

Lựa chọn thời gian chuyển 

Trong tất cả các công việc cần làm khi chuyển văn phòng thì việc chọn lựa thời gian thích hợp để di chuyển lại là một vấn đề không thể bỏ qua. Giữa các phòng ban cần phải trao đổi và thống nhất với bộ phận lãnh đạo để sắp xếp thời gian, từ đó công việc sẽ được hiệu quả hơn. 

Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo, lựa chọn thời gian vào lúc cuối tuần để vận chuyển sẽ tránh ảnh hưởng lớn đến công việc. Chuyển văn phòng vào những ngày trong tuần, công việc sẽ bị tồn động, ảnh hưởng đến nhiều phòng ban khác nhau, đồng thời ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của công ty. 

Chuẩn bị chi phí cho việc chuyển văn phòng 

Những kế hoạch đã được lên cụ thể. Dựa vào những công việc đã xác định quan trọng và kém quan trọng, bạn cần xác định các khoản chi phí để phục vụ cho việc di chuyển này. Để đảm bảo chắc chắn và chi phí phát sinh không nhiều, bạn có thể tham khảo giá vận chuyển văn phòng để dự trù kinh phí. Dưới đây là một số yếu tố mà vận chuyển văn phòng sẽ bị phụ thuộc vào: 

• Xe tải cần thuê để vận chuyển đồ đạc. 

• Khoảng cách di chuyển từ điểm đi đến điểm đến là bao nhiêu. 

• Xác định cụ thể số lượng hàng hóa cần vận chuyển. 

• Những loại chi phí phát sinh khác như: BOT, gửi xe, vào bãi, cầu đường,...

Hoàn trả mặt bằng và thanh toán hợp đồng thuê văn phòng cũ

Trước và sau lúc chuyển văn phòng. Bạn cần thông báo cũng như hoàn trả mặt bằng, hoàn thành thủ tục, giấy tờ, có giấy xác nhận từ 2 phía để tránh những trường hợp rắc rối xảy ra.

Kết luận

Phía trên là thông tin tổng quát về các công việc cần làm khi chuyển văn phòng. Hy vọng những thông tin trên đã phần nào giúp khách hàng có sự chuẩn bị kỹ càng và đầy đủ khi di chuyển văn phòng của mình. SAVISTA là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng với cơ sở quy mô và diện tích đa dạng, được xem là giải pháp tối ưu cho các công ty và doanh nghiệp như văn phòng cho thuê Tân Bình, văn phòng cho thuê Bình Thạnh, Phú Nhuận, quận 3, quận 5....

Liên hệ với Phòng Kinh doanh Bất động sản Savista nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc cần được tư vấn thông qua: 

• Địa chỉ: Tòa nhà Lutaco, Tầng 10, 173A Nguyễn Văn Trỗi, P.11, Quận Phú Nhuận, TP. HCM.

• Hotline: 0949 525 357

• Email: saleadmin@savista.com.vn

• Website: https://propertyleasing.com.vn/